Canal interne de signalement

07.2 Politiques du Système Interne d’Information

Le Système Interne d’Information de GRUPO FERMOR ASESORES S.L.U. est le canal permettant de communiquer, de manière confidentielle et efficace, toute information relative à des faits irréguliers commis par GRUPO FERMOR ASESORES S.L.U. ou par son personnel, connus dans le cadre d’une relation professionnelle ou de travail avec notre organisation, conformément aux dispositions de la Loi 2/2023, du 20 février.

L’organisation a mis en place le Système Interne d’Information par les canaux suivants :

· Par écrit :
Par courrier électronique : denuncias@asesoresinternacional.com

Par courrier postal, adressé au Responsable du Système Interne / Représentant auprès du SEPBLAC de l’organisation GRUPO FERMOR ASESORES S.L.U. à l’adresse suivante :

C/ JERONI POU Nº24 3ºA, 07006, PALMA, BALEARES.

· Verbalement :

À la demande de l’informateur, les informations peuvent également être communiquées lors d’un entretien en personne avec le Responsable du Système, dans un délai maximum de sept jours suivant la présentation de la demande.
En dehors de ces canaux, il est également possible d’adresser une communication aux canaux externes d’information des autorités compétentes.
Une fois la dénonciation reçue, le Responsable du Système Interne d’Information enverra un accusé de réception à l’auteur de la dénonciation dans un délai inférieur à 7 jours, dans les cas de dénonciations nominatives. Dans tous les cas, le dénonciateur sera informé de ses droits et obligations en matière de protection des données à caractère personnel.
Le Responsable du Système émettra un rapport motivé qui approuvera ou rejettera la communication, en justifiant dans tous les cas la décision prise. Le rapport sera notifié à la personne concernée et au dénonciateur dans un délai maximum de 3 mois à compter de la fin du délai de sept jours suivant la communication, sauf cas de complexité particulière, auquel cas ce délai pourra être prolongé de trois mois supplémentaires.
Pendant le traitement de la dénonciation, il pourra y avoir contact permanent avec l’informateur et, si nécessaire, une demande d’informations supplémentaires pourra lui être adressée.
Il est garanti que la personne concernée par la dénonciation aura connaissance des faits de manière succincte. Elle sera également informée de son droit de présenter des observations par écrit, ainsi que du traitement de ses données personnelles. Toutefois, cette communication pourra être effectuée au moment de l’audition, si le faire avant risquait de compromettre l’enquête (disparition, destruction ou altération de preuves).
Le Responsable du Système Interne / canal de dénonciation garantit la confidentialité à toutes les personnes utilisant ce canal, même dans les cas où les communications sont transmises par des canaux non prévus ou à des membres du personnel non compétents.
Pendant le traitement du dossier, les personnes concernées par la communication bénéficient de la présomption d’innocence, du droit de défense, du droit d’accès au dossier, ainsi que de la même protection que les lanceurs d’alerte : confidentialité et préservation de leur identité.
Les traitements de données personnelles découlant de cette procédure seront régis par le Règlement (UE) 2016/679, la Loi Organique 3/2018, et la Loi Organique 7/2021 en matière de données personnelles pour la prévention, détection, enquête et poursuite d’infractions pénales.
Le Responsable du Système transmettra immédiatement les informations au Ministère Public si les faits peuvent constituer une infraction pénale, ou au Parquet Européen si les faits portent atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne.
L’organisation garantit l’absence de représailles contre toute personne qui signale une conduite illégale, une infraction ou qui collabore à son investigation.
Les personnes qui signalent ou révèlent des infractions visées à l’article 2 de la Loi 2/2023, ou des faits pouvant constituer une infraction pénale ou administrative grave ou très grave, auront droit aux mesures de protection prévues, pour autant que les conditions énoncées à l’article 35 de cette loi soient remplies. Ces mesures sont détaillées à l’article 38 de ladite loi.
La plainte ou l’information sera archivée dans les locaux de l’organisation conformément à sa politique d’archivage et de conservation des documents.
L’organisation tient un registre de toutes les plaintes reçues. Celles-ci ne seront conservées que le temps strictement nécessaire et proportionné pour satisfaire aux exigences de la Loi 2/2023 et aux articles applicables de la Loi Organique 3/2018.