内部通報窓口

07.2 内部情報システムポリシー

GRUPO FERMOR ASESORES S.L.U. の内部情報システムは、当社またはその従業員による不正行為に関する情報を、労働または専門的な関係の中で知り得た場合に、機密かつ効果的に報告するための手段です。これは、2023年2月20日付の法律第2/2023号に基づいています。

情報提供の手段

書面による提出:

電子メール: denuncias@asesoresinternacional.com
郵送: GRUPO FERMOR ASESORES S.L.U. 内部情報システム責任者またはSEPBLAC 代表者宛てに以下の住所へ送付してください。
C/ JERONI POU Nº24 3ºA, 07006, PALMA, BALEARES.fomentourbano.com

口頭による提出:

情報提供者の要請により、申請から7日以内に内部情報システム責任者との対面での会議を通じて情報を提出することも可能です。

これらの手段以外にも、関係当局の外部情報チャンネルを通じて報告することができます。

報告の処理手順

報告が受理されると、内部情報システム責任者は、記名報告の場合、7日以内に報告者に受領確認を通知します。いずれの場合も、報告者には個人データ保護に関する権利と義務が通知されます。
内部情報システム責任者は、報告内容を評価し、受理または却下の判断を行い、その決定理由を明記した報告書を作成します。この報告書は、報告者および関係者に対して、報告から7日後を起点として最大3か月以内に通知されます。特に複雑な場合は、さらに3か月の延長が可能です。
報告の処理中、報告者と連絡を取り合い、必要に応じて追加情報を求めることがあります。
関係者には、報告内容の要点が通知され、書面による意見提出の権利および個人データの取り扱いについての情報が提供されます。ただし、証拠の隠蔽、破壊、または改ざんの可能性がある場合は、聴聞手続きの段階で通知されることがあります。

機密性と保護

内部情報システム責任者は、報告者の機密性を厳守し、報告が指定されたチャンネル以外や、処理責任者でない職員に提出された場合でも、機密性を保証します。
報告の処理中、関係者には無罪推定、弁護権、記録へのアクセス権が保障され、報告者と同様の保護が提供されます。関係者の身元や手続きに関する情報の機密性も確保されます。

個人データの取り扱い

この手続きに関連する個人データの処理は、以下の法令に従って行われます:

欧州議会および理事会の規則 (EU) 2016/679（2016年4月27日）
スペインの有機法 3/2018（2018年12月5日）
スペインの有機法 7/2021（2021年5月26日）

法的義務と保護措置

報告された事実が犯罪の可能性がある場合、内部情報システム責任者は直ちに検察庁または、EUの財政利益に関わる場合は欧州検察庁に情報を提供します。
当社は、不正行為の可能性を報告した、または調査や解決に協力した者に対して、報復を行わないことを保証します。
2023年2月20日付の法律第2/2023号の第2条に該当する違反行為を報告した者は、同法第35条に定められた条件を満たす場合、第38条に記載された保護措置を受ける権利があります。

情報の保存と記録

報告または情報は、当社の文書保存ポリシーに従って保管されます。
当社は、受領したすべての報告の記録を保持しています。報告は、法律第2/2023号および有機法3/2018の第24条および関連条項に従い、必要かつ適切な期間のみ保存されます。