Internes Hinweisgebersystem

07.2 Richtlinien des Internen Hinweisgebersystems

Das Interne Hinweisgebersystem von GRUPO FERMOR ASESORES S.L.U. dient als vertraulicher und effektiver Kanal zur Meldung von Unregelmäßigkeiten, die von GRUPO FERMOR ASESORES S.L.U. oder ihrem Personal begangen wurden und im Rahmen eines Arbeits- oder Berufsverhältnisses mit unserer Organisation bekannt geworden sind, gemäß den Bestimmungen des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar.

Die Organisation hat das interne Hinweisgebersystem über die folgenden Kanäle eingerichtet:

Schriftlich:

• Per E-Mail an: denuncias@asesoresinternacional.com

• Per Post, adressiert an den Verantwortlichen des Internen Systems / Vertreter gegenüber SEPBLAC:
  C/ JERONI POU Nº24 3ºA, 07006, PALMA, BALEARES, SPANIEN

Mündlich:

• Auf Antrag der hinweisgebenden Person kann die Meldung auch in einem persönlichen Gespräch mit dem Verantwortlichen des Systems erfolgen, das innerhalb einer Frist von maximal sieben Tagen nach Antragstellung stattfindet.

Externe Kanäle:

• Zusätzlich zu den oben genannten Wegen können Meldungen auch über die externen Meldekanäle der zuständigen Behörden eingereicht werden.

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Nach Eingang der Meldung wird dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen eine Empfangsbestätigung zugesandt (bei namentlichen Meldungen). In jedem Fall wird der Hinweisgeber über seine Rechte und Pflichten gemäß den Datenschutzbestimmungen informiert.

Der Verantwortliche des Systems erstellt einen begründeten Bericht, in dem die Meldung entweder angenommen oder abgelehnt wird, wobei die Entscheidung in jedem Fall nachvollziehbar begründet wird. Der Bericht wird dem Hinweisgeber sowie der betroffenen Person spätestens drei Monate nach Ablauf der siebentägigen Frist zur Empfangsbestätigung mitgeteilt. In besonders komplexen Fällen kann diese Frist um bis zu weitere drei Monate verlängert werden.

Während der Bearbeitung der Meldung kann der Kontakt mit dem Hinweisgeber aufrechterhalten werden. Falls notwendig, kann zusätzliche Information angefordert werden.

Die betroffene Person wird über die Existenz der Meldung und die wesentlichen geschilderten Fakten in zusammengefasster Form informiert. Zusätzlich wird sie über ihr Recht informiert, schriftlich Stellung zu nehmen und über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten aufgeklärt. Diese Information kann jedoch auf die Anhörung verschoben werden, falls eine frühere Offenlegung die Beweissicherung gefährden könnte.

Der Verantwortliche des Hinweisgebersystems garantiert die Vertraulichkeit aller eingereichten Meldungen, auch wenn diese über nicht offiziell vorgesehene Kanäle oder an unbefugte Mitarbeitende erfolgen.

Während des gesamten Verfahrens haben die betroffenen Personen das Recht auf die Unschuldsvermutung, Verteidigung, und Zugang zur Akte, ebenso wie denselben Schutz wie Hinweisgeber. Ihre Identität und die Vertraulichkeit der im Verfahren enthaltenen Informationen werden gewahrt.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Verfahrens unterliegt der EU-Verordnung 2016/679 (DSGVO), dem spanischen Organgesetz 3/2018 vom 5. Dezember über den Schutz personenbezogener Daten und der Gewährleistung digitaler Rechte sowie dem Organgesetz 7/2021 vom 26. Mai über den Schutz personenbezogener Daten zu Zwecken der Strafverfolgung.

Der Verantwortliche des internen Hinweisgebersystems wird Meldungen, bei denen ein Straftatbestand vermutet wird, unverzüglich an die Staatsanwaltschaft oder an die Europäische Staatsanwaltschaft weiterleiten, sofern die finanziellen Interessen der Europäischen Union betroffen sind.

Die Organisation garantiert, dass keine Repressalien gegen Personen erfolgen, die eine mögliche rechtswidrige Handlung melden, ein Gesetzesverstoß anzeigen oder bei der Aufklärung kooperieren oder zur Lösung beitragen.

Personen, die Verstöße gemäß Artikel 2 des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar melden oder offenlegen, die als Straftat oder schwere/sehr schwere Verwaltungsübertretung gelten können, haben Anspruch auf Schutzmaßnahmen, sofern die Voraussetzungen gemäß Artikel 35 des genannten Gesetzes erfüllt sind. Die Schutzmaßnahmen sind in Artikel 38 derselben Norm geregelt.

Die Meldung oder Information wird gemäß der Archivierungs- und Aufbewahrungspolitik der Organisation gespeichert.

Die Organisation führt ein Register über alle eingegangenen Meldungen. Diese werden nur so lange aufbewahrt, wie es notwendig und verhältnismäßig ist, um die Anforderungen des Gesetzes 2/2023 über den Schutz von Hinweisgebern und die Bekämpfung von Korruption zu erfüllen, sowie in Übereinstimmung mit Artikel 24 und weiteren einschlägigen Bestimmungen des Organgesetzes 3/2018 über den Datenschutz und die digitalen Rechte.