Canal de reclamações internas

07.2 Políticas do Sistema Interno de Informação

O Sistema Interno de Informação do GRUPO FERMOR ASESORES S.L.U. é o meio para comunicar, de forma confidencial e eficaz, qualquer informação sobre atos irregulares cometidos pelo GRUPO FERMOR ASESORES S.L.U. ou pelo seu pessoal, que tenham sido conhecidos no âmbito de uma relação laboral ou profissional mantida com a nossa organização, em conformidade com o disposto na Lei 2/2023, de 20 de fevereiro.

A organização configurou o Sistema Interno de Informação através dos seguintes canais:

· Por escrito:
Através do correio eletrônico: denuncias@asesoresinternacional.com

Por correio postal, dirigido ao Responsável pelo Sistema Interno / Representante junto ao SEPBLAC da organização GRUPO FERMOR ASESORES S.L.U. no seguinte endereço:

C/ JERONI POU Nº24 3ºA, 07006, PALMA, BALEARES.

· Verbalmente:
— A pedido do informante, a informação também poderá ser apresentada mediante uma reunião presencial com o Responsável pelo Sistema, dentro do prazo máximo de sete dias a partir da apresentação do pedido.
— Além destes canais, também é possível apresentar comunicações através dos canais externos de informação das autoridades competentes.

— Após o recebimento da denúncia, o responsável pelo Sistema Interno de Informação comunicará o aviso de recepção ao denunciante num prazo inferior a 7 dias, nos casos de denúncias nominativas. Em qualquer caso, o denunciante será informado sobre os direitos e obrigações estabelecidos pela normativa de proteção de dados pessoais.

— O responsável pelo Sistema Interno de Informação emitirá um relatório fundamentado que acolherá ou rejeitará a comunicação apresentada, justificando em qualquer caso a decisão adotada. O relatório será notificado ao informante e à pessoa afetada no prazo máximo de 3 meses a partir do vencimento do prazo de sete dias após a apresentação da comunicação, salvo em casos de especial complexidade que exijam a prorrogação do prazo, podendo este ser estendido por mais três meses adicionais.

— Durante a tramitação da denúncia, poderá ser mantida a comunicação e o contato com o informante/denunciante e, se for considerado necessário, será possível solicitar informações adicionais à pessoa informante.

— É garantido que a pessoa afetada pela denúncia ou informação tenha conhecimento da mesma, bem como dos fatos relatados de forma sucinta. Adicionalmente, será informada do direito de apresentar alegações por escrito e do tratamento dos seus dados pessoais. No entanto, essa informação poderá ser feita durante a fase de audiência caso se considere que a sua comunicação anterior possa facilitar a ocultação, destruição ou alteração de provas.

— O responsável pelo Sistema Interno de Informação / Canal de Denúncias garante a confidencialidade de todos aqueles que utilizem o Sistema Interno de Informação / Canal de Denúncias. Além disso, garante a confidencialidade mesmo quando a comunicação seja enviada por canais não estabelecidos ou a membros do pessoal que não sejam responsáveis pelo seu tratamento.

— Durante a tramitação do processo, as pessoas afetadas pela comunicação terão direito à presunção de inocência, ao direito de defesa e ao direito de acesso ao processo, bem como à mesma proteção estabelecida para os informantes, preservando-se a sua identidade e garantindo-se a confidencialidade dos fatos e dados do procedimento.

— Os tratamentos de dados pessoais resultantes da aplicação deste procedimento reger-se-ão pelo disposto no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, na Lei Orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, de Proteção de Dados Pessoais e garantia dos direitos digitais, e na Lei Orgânica 7/2021, de 26 de maio, sobre o tratamento de dados pessoais para fins de prevenção, deteção, investigação e repressão de infrações penais e execução de sanções penais.

— O responsável pelo Sistema Interno de Informação / Canal de Denúncias encaminhará imediatamente a informação ao Ministério Público quando os fatos possam, indiciariamente, constituir crime, ou ao Ministério Público Europeu, no caso de afetarem os interesses financeiros da União Europeia.

— A organização garante a ausência de represálias contra qualquer pessoa que reporte uma conduta ilícita ou tenha comunicado um incumprimento normativo, ou colabore na sua investigação ou ajude a resolvê-la.

— As pessoas que comuniquem ou revelem infrações incluídas no Art. 2 da Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, e atos ou omissões que possam constituir infração penal ou administrativa grave ou muito grave, terão direito às medidas de proteção sempre que se cumpram as condições estabelecidas no artigo 35 da referida norma. As medidas de proteção estão descritas no artigo 38 da Lei 2/2023, de 20 de fevereiro.

— A denúncia ou informação será guardada nas instalações da organização, de acordo com a sua política de arquivo e conservação de documentos.

— A organização dispõe de um registo de todas as denúncias recebidas. As denúncias serão conservadas apenas durante o período necessário e proporcional para cumprir os requisitos impostos pela Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que informem sobre infrações normativas e a luta contra a corrupção, e em conformidade com o disposto no artigo 24 e demais artigos aplicáveis da Lei Orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, de Proteção de Dados Pessoais e garantia dos direitos digitais.