내부 고발 시스템
07.2 내부 정보 시스템 정책
GRUPO FERMOR ASESORES S.L.U.의 내부 정보 시스템은 GRUPO FERMOR ASESORES S.L.U. 또는 그 직원이 저지른 불법 행위에 대해 기밀하고 효과적으로 보고할 수 있는 채널로, 이는 조직과의 근로 또는 직업적 관계에서 알게 된 사실에 기반하며, 2023년 2월 20일자 제2호 법률(Ley 2/2023)에 따라 마련되었습니다.
조직은 다음과 같은 채널을 통해 내부 정보 시스템을 구성하였습니다:
서면 보고:
- 이메일을 통한 신고: denuncias@asesoresinternacional.com
- 우편 발송: 내부 시스템 책임자/SEPBLAC 대표에게 우편으로 송부, 주소: C/ JERONI POU Nº24 3ºA, 07006, PALMA, BALEARES
구두 보고:
- 신고자의 요청에 따라, 신고일로부터 7일 이내에 내부 시스템 책임자와 대면 회의를 통해 정보를 제출할 수 있습니다.
위 채널 외에도, 관련 당국의 외부 정보 채널을 통해 신고가 가능합니다.
신고가 접수되면, 내부 정보 시스템 책임자는 명의가 확인된 신고의 경우 7일 이내에 접수 확인을 신고자에게 전달합니다. 또한, 신고자에게는 개인정보 보호법에 따라 규정된 권리와 의무에 대해 안내합니다.
책임자는 제기된 신고를 검토한 후, 판단의 근거가 되는 서면 보고서를 작성하며, 신고를 수용하거나 기각할 수 있습니다. 이 보고서는 신고 접수일로부터 7일이 지난 시점부터 최대 3개월 이내에 신고자와 관련 당사자에게 통보되며, 특별히 복잡한 사안의 경우 추가로 3개월까지 연장될 수 있습니다.
신고 절차 중에는 신고자와의 연락 및 추가 정보 요청이 이루어질 수 있습니다.
신고로 인해 영향을 받는 자는 해당 정보 및 요약된 사실에 대해 통보받을 권리를 가지며, 서면으로 소명할 권리 및 개인정보 처리에 대한 정보를 제공받습니다. 단, 사전에 정보를 제공하는 것이 증거 은폐, 파기, 변조 가능성을 높인다고 판단될 경우, 청문 절차 중에 이 정보가 제공될 수 있습니다.
내부 신고 시스템을 이용하는 모든 자는 그 익명성과 기밀성이 보장되며, 비지정 채널이나 내부 처리 권한이 없는 직원에게 전달된 경우에도 동일하게 기밀성이 유지됩니다.
조사 절차 중, 신고된 자는 무죄 추정 원칙, 방어권, 기록 열람권을 가지며, 신고자와 동일한 보호를 받을 수 있습니다. 개인 신원은 보호되며, 사건과 절차의 정보는 기밀로 유지됩니다.
본 절차에서 파생되는 개인정보 처리는 유럽연합(EU) 규정 2016/679, 2018년 12월 5일자 개인정보 보호법(Ley Orgánica 3/2018), 형사처벌 및 행정 제재와 관련된 데이터 처리에 관한 2021년 5월 26일자 법률(Ley Orgánica 7/2021)의 규정을 따릅니다.
신고된 사실이 범죄에 해당한다고 판단되는 경우 또는 유럽연합의 재정 이익에 영향을 미치는 경우에는, 내부 정보 시스템 책임자는 해당 정보를 즉시 검찰 또는 유럽검찰청에 전달해야 합니다.
조직은 불법 행위 또는 규정 위반 사실을 신고하거나 조사에 협조하거나 해결을 돕는 모든 사람에게 보복이 없도록 보장합니다.
2023년 2월 20일자 제2호 법률 제2조에 명시된 위반사항, 범죄 또는 중대한 행정 위반 사항을 신고하거나 공개한 자는, 제35조에 규정된 조건을 충족하는 경우, 제38조에 명시된 보호 조치를 받을 권리가 있습니다.
제보 내용은 조직의 보관 정책에 따라 적절히 보관됩니다.
조직은 접수된 모든 신고를 기록하며, 해당 기록은 관련 법률 및 2023년 2월 20일자 제2호 법률, 그리고 2018년 12월 5일자 개인정보 보호법(Ley Orgánica 3/2018)의 제24조 및 기타 조항에 따라 필요한 기간 동안만 보관됩니다.